Gennaio 2008
Per la Intranet comunale due strumenti in più.
Nel percorso che vede Sispi lavorare per l'efficientamento della macchina comunale, stanno crescendo i servizi di supporto alla gestione dei processi amministrativi, indispensabili a garantire semplificazione e trasparenza nell'esercizio dell'attività della pubblica amministrazione e a contribuire, in una parola sola, al miglioramento dell'azione amministrativa a vantaggio del cittadino.
E', infatti, nel segno dell'unione tra buone tecnologie e buoni principi dell'azione amministrativa che la Intr@com (la Intranet del Comune di Palermo sviluppata e gestita da Sispi) si arricchisce di due nuovi strumenti: la Gestione Obiettivi e la Gestione dei progetti finanziati.
Le applicazioni sono accessibili attraverso Ge.Se.Pa. - Gestione Servizi Palermo, un nuovo contenitore di servizi per l'Amministrazione comunale messo a punto da Sispi. Vero e proprio strumento di gestione dei processi amministrativi all'interno della Intr@com, Ge.Se.Pa., oltre a supportare i processi interni dell'Amministrazione, agevola e ottimizza le fasi di controllo, valutazione e monitoraggio da parte degli uffici comunali.
Ge.Se.Pa. ha il vantaggio di potere essere facilmente integrato con ulteriori strumenti di gestione dei processi amministrativi contribuendo, grazie alle caratteristiche proprie della Intr@com, a migliorare l'efficienza nell'organizzazione del lavoro, semplificare i processi di comunicazione e, con le sinergie create tra uffici comunali, razionalizzare il patrimonio informativo dell'Amministrazione stessa.
Tra gli strumenti fruibili da tale piattaforma senz'altro di rilievo è la Gestione Obiettivi che, nell'ambito del Sistema di Direzione Obiettivi connesso al Sistema di Produttività del Comparto, consente ai dirigenti e all'Ufficio Sviluppo Organizzativo la gestione on-line di tutte le comunicazioni inerenti al Sistema e previste dal contratto decentrato.
Grazie a questo strumento è possibile
- Gestire le Unità Organizzative attraverso
- l'Inserimento delle Unità Organizzative
- l'assegnazione degli obiettivi
- l'assegnazione del personale all'interno delle Unità Organizzative
- la trasmissione degli obiettivi all'Ufficio Sviluppo Organizzativo
- l'esame e la rimodulazione degli obiettivi da parte dell'Ufficio Sviluppo Organizzativo
- Attestare il grado di raggiungimento degli obiettivi delle Unità Organizzative
- Certificare gli obiettivi da parte del Nucleo di Controllo Interno la cui stampa va allegata alla nota di liquidazione
- Valutare il personale di comparto
- Stampare Report riepilogativi sulla base di differenti criteri di selezione
La Gestione Obiettivi - che è stata anche oggetto di segnalazione nella ormai diffusa Newsletter del 13 febbraio 2008 del ForumPA,il forum della Pubblica Amministrazione patrocinato tra gli altri dal Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella PA e dall'ANCI - si aggiunge alla rassegna stampa che, regolarmente predisposta dall'Ufficio stampa del Comune, è un servizio già da tempo accessibile da ogni ufficio.
A breve sarà, inoltre, disponibile un altro strumento di notevole portata in grado di rendere finalmente efficiente ed economicamente vantaggioso uno dei processi più importanti e delicati per le Pubbliche amministrazioni locali: la Gestione Progetti Finanziati.
Grazie a questo strumento, l'Amministrazione potrà monitorare tutte le fasi di realizzazione dei progetti finanziati a partire dalla vera e propria progettazione fino a giungere alla rendicontazione.
Vantaggio immediato dell'uso di questo strumento è la standardizzazione del "formato" delle informazioni che devono essere monitorate e rendicontate nonché la possibilità di ottenere agevolmente il quadro d'insieme aggiornato di tutti i progetti finanziati in fase di realizzazione.
In particolare, ogni Responsabile di procedimento nel compilare la scheda anagrafica del progetto, potrà inserire tutti i dati inerenti oggetto del progetto, fonti di finanziamento, durata, forme di partenariato nonché ogni necessario provvedimento autorizzatorio. Nelle fasi successive, il Responsabile di procedimento potrà compilare il diario del progetto indicando nelle pagine relative all'iter amministrativo tutte le attività di avanzamento del progetto (celebrazione di gare, criticità, etc.) e allegando, eventualmente, i relativi documenti.
Infine, nella sezione SAL – Stato Avanzamento Lavori, inserendo i dati relativi alle spese, sarà possibile tenere aggiornato l'avanzamento finanziario del progetto allegando eventuali relazioni.
Sono, inoltre, previste due sezioni di visualizzazione delle informazioni, una riservata agli uffici di monitoraggio e l'altra accessibile all'utente dell'Amministrazione comunale per la sola consultazione dei dati.
Tale strumento di gestione mette a disposizione degli utenti abilitati anche alcune essenziali statistiche relative ai progetti e la possibilità di stampare report riepilogativi nonché, attraverso l'estrattore di dati, di esportare i dati in formato excel per ulteriori possibili elaborazioni statistiche.
L'aspetto più innovativo dello strumento è il sistema di mailing che, automaticamente e con periodicità quadrimestrale, avverte i vari Responsabili di procedimento della necessità di aggiornare lo stato di avanzamento del progetto.
