Ottobre 2005
La gestione elettronica elimina i vecchi faldoni
E’ in fase attuativa il nuovo progetto del Comune di Palermo, coordinato dalla Sispi, per la gestione documentale e conservazione sostitutiva dei documenti dell’Amministrazione comunale.
La realizzazione del progetto, inserita nel contesto di attuazione del Piano nazionale di e-government, permetterà di avviare rapidamente il processo di smaterializzazione degli atti amministrativi per passare ad una gestione elettronica dei relativi documenti. In particolare, il progetto riguarda due tipi di atti amministrativi entrambi di competenza dell’Area Servizi Demografici: i "fascicoli elettorali" e lo "schedario anagrafe".
Progetto strategico nei processi di rinnovamento della Pubblica Amministrazione, la gestione documentale renderà - a tutti gli effetti di legge - il documento elettronico versione "originale" del documento cartaceo (nella fattispecie ‘atto amministrativo’).
All’interno del processo ampio risalto è dato alle due firme digitali che attestano la conformità di quanto memorizzato al documento di origine, nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva.
Tale innovazione, applicata agli atti dell’Amministrazione Comunale e attuata da Sispi rispettando la normativa vigente nonché le linee guida e le deliberazioni del CNIPA, consentirà di ridurre notevolmente lo spazio fisico destinato agli schedari dell’Ufficio Anagrafe e dell’Ufficio Elettorato. Inoltre, riducendo le esigenze di trasmissione fisica dei documenti, consentirà un sensibile miglioramento dell’azione amministrativa sia in termini di economicità che di efficienza.
La smaterializzazione dei fascicoli elettorali (prima fase prevista dal progetto per l’Ufficio Elettorato) è, ad oggi, la prima ed unica esperienza di questo tipo nel panorama della Pubblica Amministrazione italiana.
Infatti, i progetti già avviati in tale ambito nel corso degli ultimi anni sono relativi alla smaterializzazione dello schedario anagrafico (seconda fase del progetto – per l’Ufficio Anagrafe), benché riferiti a Comuni di piccole e medie dimensioni; pertanto, il progetto avviato dal Comune di Palermo che verrà realizzato dalla Sispi in questo ambito rappresenta sicuramente, per dimensioni e per complessità, una valida e significativa esperienza.
Durante la fase di avvio, l’Amministrazione Comunale, con il supporto del suo partner tecnologico Sispi, sta promuovendo specifiche iniziative volte ad evitare la creazione di nuovi archivi cartacei, operando, al contempo, una riduzione drastica di quelli oggi già esistenti sia dinamici (movimentati), sia storici (non movimentati).
Una volta a regime, il sistema di gestione elettronica dei documenti consentirà ai suoi utenti (i dipendenti dell’Amministrazione comunale) le seguenti attività:
- gestione dei documenti cartacei, ovvero memorizzazione, classificazione, archiviazione e recupero dei documenti cartacei collocati in appositi archivi;
- cattura dei documenti cartacei, la loro trasposizione in formato elettronico e la gestione dei documenti così ottenuti: archiviazione, ricerca, recupero e servizi di libreria - controllo delle versioni, check-in, check-out;
- creazione, pubblicazione e distribuzione dei documenti e contenuti elettronici (Content Management);
- gestione documentale, ovvero i sistemi necessari per la condivisione, l’accesso e l’automazione dei processi di business (es. sistemi di workflow);
- distribuzione dei documenti, ovvero la stampa, la pubblicazione e la distribuzione verso determinati destinatari.
DIMENSIONI DEL PROGETTO
Il comune di Palermo ha una popolazione residente pari a circa 718.000 abitanti, mentre il numero di elettori attivi è di circa 568.000 soggetti.
Le stime dello spazio complessivo di memoria necessario all’archivio per la conservazione dei documenti digitali (oltre 6 milioni di documenti) e dell’archivio Metadati è di oltre 2 TB (circa 2.000.000 Megabyte).
Nella fase iniziale, per il trattamento dei documenti pregressi, la quantità di documenti da trattare mediamente per ogni ufficio, potrà essere di circa n. 5.000 documenti al giorno.
Nella fase a regime per il trattamento dei documenti giornalieri (variazioni anagrafiche e revisioni elettorali), la quantità di documenti da trattare si attesta al valore di circa n. 400 documenti al giorno.
Si stima che in linea di massima e per ogni Ufficio, l’arco temporale per la conclusione dell’attività operativa sarà di poco superiore al periodo di un anno lavorativo.
